Të thuash saktë atë që mendon: komunikimi i qartë në punë dhe në jetën e përditshme

Drita i shkruan kolegut të saj një mesazh: „Mund ta shohësh raportin kur të kesh kohë?“ Kolegu e lexon, mendon se nuk është urgjente dhe e hap të nesërmen pasdite. Drita, që duhej ta kishte në mëngjes për një takim, e ka pritur gjithë ditën e ofenduar. Askush nuk ka gabuar me qëllim. Mesazhi thjesht nuk tha atë që ajo kishte në mendje.

Kjo ndodh çdo ditë, në zyra, në familje, në grupet e miqve. Komunikimi i mirë nuk është dhuntia e të folurit bukur. Është zakoni i vogël për ta bërë mendimin tënd të kuptueshëm për dikë që nuk e ka mendjen tënde.

Nis nga ai që dëgjon, jo nga ai që flet

Përpara se të thuash diçka, pyet veten tri gjëra: çfarë di tjetri tashmë, çfarë dua ta bëjë pas kësaj bisede, dhe sa kohë ka. Kur i thua një punonjësi të ri „a është gati?“, ai nuk e di për cilin projekt flet, ndërsa ti ke në mendje dy. Duket e vogël, por është burimi i shumicës së gabimeve.

Një rregull që ndihmon: ajo që për ty është e qartë sepse e ke menduar për një javë, për tjetrin është një fjali e vetme e hedhur në erë. Mbushi boshllëqet me një fjali shtesë, jo me shpresën se do ta marrë me mend.

Thuaje së pari atë që do

Shumë njerëz e nisin mesazhin nga historia: çfarë ndodhi, kush tha çfarë, pse u vonua. Dëgjuesi pret, pret, dhe nuk e di ende pse po dëgjon. Provo të kundërtën: fillo me kërkesën ose me përfundimin, pastaj jep arsyet.

• Në vend të „Dje sa po flisja me klientin, doli një gjë me çmimin…“, thuaj „Kam nevojë që të miratosh një ulje çmimi sot. Ja pse.“
• Në vend të „Nuk e di si ta them, por…“, thuaj gjënë, dhe lëre butësinë për tonin.

Ky rregull vlen edhe për emailet. Rreshti i parë duhet të përgjigjet në pyetjen: pse po ma dërgon këtë? Nëse lexuesi e di këtë, do të lexojë pjesën tjetër me më shumë durim.

Një fjali, një ide

Fjalitë e gjata shpesh fshehin mendime të papërfunduara. Kur nuk je i sigurt çfarë të thuash, flet më gjatë, duke shpresuar që diku aty brenda do të gjendet kuptimi. Dëgjuesi është ai që paguan çmimin.

Një test i thjeshtë para një bisede të rëndësishme: a mund ta them thelbin në një fjali? Nëse jo, problemi nuk është te fjalët, por te mendimi. Shkruaje në letër, pastaj shkurtoje. Ajo që mbetet është ajo që e ke vërtet për të thënë.

Fjalët e paqarta kanë çmim

Disa shprehje duken të sjellshme, por lënë çdo gjë të hapur: „sa më shpejt“, „kur të kesh mundësi“, „do të ishte mirë të…“. Secila nga to e lë tjetrin të marrë me mend afatin, rëndësinë, madje edhe nëse po e urdhërosh apo po e pyet.

Zëvendësoji me diçka që mund të shihet në kalendar: „deri të enjten në mesditë“, „më duhet para takimit të orës nëntë“. Duket më e ftohtë, por në fakt është më e sjellshme: i kursen tjetrit përpjekjen për të të interpretuar.

Dëgjo vërtet, jo vetëm prit radhën

Gjysma e komunikimit është ajo që bën kur nuk po flet. Shumë njerëz, ndërsa tjetri flet, përgatisin përgjigjen e tyre. Rezultati: dy monologje që ndodhin pranë njëri-tjetrit.

Tri gjëra të vogla që e ndryshojnë këtë:

1. Përsërite me fjalët e tua. „Pra, po më thua që afati nuk lëviz, por buxheti po?“ Nëse e ke kuptuar gabim, do ta dish menjëherë.
2. Bëj pyetje që nuk përgjigjen me po ose jo. „Si e sheh këtë?“ të jep më shumë se „A je dakord?“.
3. Mos e ndërpri. Jo vetëm nga mirësjellja: shpesh gjëja më e rëndësishme thuhet në fjalinë e fundit, kur njeriu ka më në fund guximin ta thotë.

Toni dhe trupi flasin bashkë me fjalët

Të njëjtat fjalë, „në rregull, bëhet“, mund të thonë „jam dakord“ ose „jam i inatosur, por nuk dua të grindem“. Dëgjuesi e kap ndryshimin në zë, në shikim, në mënyrën si i mban shpatullat. Kur fjalët dhe trupi nuk përputhen, njerëzit zakonisht besojnë trupin.

Nuk ka nevojë të mësosh teknika të ndërlikuara. Mjafton të kesh vetëdije për një gjë: gjendja jote hyn në mesazh. Nëse je i nxehur, ndoshta është më mirë ta thuash gjënë pas pesë minutash ose ta shkruash pasi të jesh qetësuar.

Zgjidh kanalin para se të zgjedhësh fjalët

Disa gjëra nuk janë për mesazh. Një lajm i keq, një mosmarrëveshje që po zgjatet, një kritikë: në shkrim humbasin tonin dhe duken më të ashpra se sa janë. Nga ana tjetër, një informacion me numra, orare ose hapa është më i mirë i shkruar, sepse tjetri mund ta rilexojë.

Një rregull praktik: nëse të duhen më shumë se dy mesazhe për ta sqaruar, merr telefonin ose takohu. Nëse dikush do ta kërkojë këtë informacion javën tjetër, shkruaje.

Stërvitu me gjëra të vogla

Komunikimi përmirësohet si çdo aftësi tjetër: me përsëritje dhe me reagim. Mund të fillosh me gjëra shumë të vogla. Në fund të një takimi, përmbledh me dy fjali çfarë u vendos dhe kush e bën çfarë. Pasi dërgon një mesazh të rëndësishëm, pyet: „A ishte e qartë?“ Ose lexoje me zë përpara se ta dërgosh, siç do ta lexonte dikush që nuk di asgjë për kontekstin.

Nëse të pëlqen të thellohesh, ka libra të mirë mbi bisedat e vështira. Njëri prej tyre është Crucial Conversations nga Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan dhe Al Switzler, që merret me atë që bëjmë kur ndeshemi me një temë ku vihet shumë në lojë dhe emocionet ngrihen. Një përmbledhje e shkurtër e tij në Sofia të jep idetë kryesore në pak minuta, që pastaj të vendosësh nëse do ta lexosh të plotë.

Në fund

Të flasësh qartë nuk do të thotë të flasësh shumë, as të flasësh me ashpërsi. Do të thotë të marrësh përgjegjësinë që mesazhi të arrijë atje ku e dërgove. Kur e bën këtë zakon, keqkuptimet pakësohen, takimet shkurtohen dhe njerëzit rreth teje fillojnë të të kërkojnë, sepse me ty dihet gjithmonë ku qëndron puna.