Lëshoji frerët: si ta japësh një punë pa qëndruar mbi kokën e tjetrit

Valbona drejton një ekip të vogël shitjesh në Shkodër. Çdo mbrëmje, para se të flejë, hap emailet që kanë dërguar kolegët te klientët dhe i lexon një nga një. Nuk gjen asnjë gabim të madh, por i duket e pamundur të mos i lexojë. Nëse nuk e bën, ndjen se diçka mund t'i shpëtojë.

Ajo mendon se kjo është përgjegjësi. Në të vërtetë është lodhje që nuk i shërben askujt: as asaj, që punon edhe natën, as ekipit, që e di se po e shikojnë gjatë gjithë kohës dhe pak nga pak ndalon së menduari vetë.

Mikromenaxhimi rrallë vjen nga keqdashja. Vjen nga frika se puna do të dalë më keq nëse nuk e prek ti. Por e kundërta është ajo që ndodh më shpesh: njerëzit që kontrollohen vazhdimisht mësojnë të pyesin para çdo hapi, dhe ti mbetesh pengesa e vetme e ekipit.

Pse është kaq e vështirë ta lëshosh

Para se të ndryshosh sjelljen, duhet të kuptosh arsyen. Zakonisht është një nga këto katër:

• Ti e bën më mirë. Ndoshta është e vërtetë, por vetëm sot. Nëse nuk i jep askujt mundësinë, nuk do ta bëjë kurrë njësoj mirë.
• Të ka djegur një herë. Një gabim i vjetër të ka bërë shumë të kujdesshëm ndaj çdo rreziku të vogël.
• Vlera jote ndihet te detajet. Kur përfshihesh në gjithçka, të duket se je i domosdoshëm.
• Nuk ke kohë ta shpjegosh. Sot duket më shpejt ta bësh vetë, por këtë kosto e paguan çdo javë.

Ia vlen ta pyesësh veten me ndershmëri cila prej tyre është e jotja. Zgjidhja varet nga përgjigjja.

Tri pyetje para se ta japësh punën

1. A është kjo vërtet puna ime? Disa gjëra duhet t'i mbash: vendimet për njerëzit, bisedat e vështira dhe drejtimin e ekipit. Për çdo gjë tjetër ka dikë që e bën më mirë se ti.
2. Kush mund ta bëjë, me pak mbështetje? Nuk kërkon person të përsosur, kërkon dikë që e ka aftësinë e duhur dhe dëshirën për të mësuar.
3. Sa kushton një gabim këtu? Një postim në rrjetet sociale që del me një fjali të dobët mund të rregullohet. Një ofertë e dërguar klientit më të madh jo aq lehtë. Sa më e vogël kostoja, aq më e lehtë është të lëshosh.

Një shkallë me katër hapa

Delegimi nuk është dy gjendje, „e mbaj“ ose „ta jap“. Është një shkallë, dhe mund ta ngjitësh gradualisht me të njëjtin person.

1. Hulumto dhe më trego. Ai mbledh informacionin, ndërsa vendimin e merr ti.
2. Propozo dhe prit miratimin. Ai vjen me një plan, ti thua po ose jo.
3. Vepro dhe më njofto. Ai vendos vetë, por më pas të tregon.
4. Vepro, nuk ka nevojë të më thuash. Ai e ka plotësisht të tijën.

Kur nis me një punonjës të ri, fillo te hapi një ose dy. Pas disa javësh, nëse gjërat shkojnë mirë, ngjitu një shkallë më lart. Ai që e di se ku qëndron sot dhe ku do të jetë pas një muaji ndihet i sigurt, jo i vëzhguar.

Një udhëzim që e bën të panevojshëm kontrollin

Shumica e problemeve të delegimit nuk vijnë nga njerëzit, por nga udhëzimi i paqartë. Një punë e dhënë në korridor, mes dy mbledhjeve, kthehet pas dy ditësh me një rezultat që nuk e prisje. Kush ka faj atëherë?

Një udhëzim i mirë ka katër pjesë, dhe mjafton të thuhen me gojë ose në dy rreshta:

• Çfarë rezultati dëshiron: jo çfarë të bëjë, por si duket kur puna është mbaruar mirë.
• Pse është e rëndësishme, që personi ta kuptojë kontekstin dhe të vendosë vetë në raste të papritura.
• Kufijtë: afati, buxheti dhe gjërat që nuk duhen prekur.
• Kur do të flisni përsëri: një pikë e caktuar në mes, jo një pyetje çdo orë.

Pika e katërt është shpesh ajo që e ndan delegimin nga braktisja. Kur ke caktuar kur do të shihni përparimin, nuk të duhet ta vëzhgosh çdo ditë, dhe tjetri e di se nuk është lënë vetëm.

Çfarë të bësh kur puna kthehet ndryshe nga sa e prisje

Kjo do të ndodhë. Dhe këtu e provon veten, sepse reagimi yt i parë e vendos nëse delegimi do të vazhdojë ose jo.

Kur e merr punën përsëri dhe e bën vetë, mesazhi është se nuk mund t'i besohet asgjë. Kur nxjerr në pah vetëm gabimin, njeriu mëson ta fshehë herën tjetër. Çfarë funksionon më mirë:

• Pyet së pari: „Si e mendove këtë?“ Shpesh gjen një arsye që nuk e kishe parë.
• Thuaj çfarë ishte mirë dhe çfarë mungon, në atë renditje.
• Gjej se ku ishte boshllëku: te udhëzimi yt, te informacioni që i mungonte, apo te aftësia. Secili ka zgjidhje tjetër.
• Lëre ta rregullojë vetë, nëse koha e lejon. Kështu mësohet më shumë se nga çdo ligjëratë.

Besimi ndërtohet pak e nga pak

Askush nuk i jep çelësat e firmës një njeriu që e njeh prej një jave. Besimi ndërtohet pak e nga pak, nga të dyja anët. Ti jep një punë të kufizuar, ai e kryen në kohë, ti i jep një më të madhe. Nëse ai thotë se do të vonojë, e thotë para afatit, jo pas tij, dhe kjo është një shenjë më e fortë se çdo rezultat i përsosur.

Kjo funksionon edhe në drejtimin tjetër: kur ti e mban fjalën, kur nuk e ndërron mendjen në çast dhe kur e mbron ekipin përpara të tjerëve, ata mësojnë se mund të marrin rreziqe të arsyeshme pa u frikësuar.

Si e di që po funksionon

• Njerëzit të sjellin zgjidhje, jo vetëm probleme.
• Ti ke më pak mbledhje „për t'u informuar“ dhe më shumë kohë për punën që vetëm ti mund ta bësh.
• Mund të marrësh një ditë pushim pa e hapur telefonin çdo orë.
• Ekipi bën gabime më të vogla herët, sepse nuk i fsheh.

Nëse po lexon libra për udhëheqjen, një përmbledhje e shkurtër mund të të japë një ide konkrete që e provon brenda javës. Në Sofia ka të tilla për biznes dhe udhëheqje, të ndara në kapituj, që i lexon për pak minuta.

Valbona e provoi të hënën. Tri emaile i la pa i lexuar, dhe e pa se asgjë nuk u prish. Të martën lexoi dy. Të mërkurën pyeti ekipin çfarë mendojnë, në vend që t'u thoshte se çfarë duhet të bëjnë. Nuk ishte përmbysje e madhe, por ishte hapi i parë drejt një ekipi që ecën edhe pa të.