Kur puna të rëndon më shumë se sa mund të mbash: si ta rivësh rendin brenda një pasdite

Ke njëzet skeda të hapura, një telefon që dridhet pa pushim dhe një listë detyrash që e ke nisur tri herë dhe e ke lënë gjithnjë në gjysmë. Nuk di nga të fillosh, prandaj nuk fillon nga asgjë. Shikon ekranin dhe e ndjen se po të mungon ajri.

Kjo gjendje ka një emër të thjeshtë: ngarkesë më e madhe se kapaciteti. Dhe ka një lajm të mirë. Shumicën e herëve ajo nuk vjen nga mungesa e aftësisë, por nga mungesa e rendit. Rendi mund të krijohet brenda një pasdite.

Mos nis duke punuar më shumë

Refleksi i parë është të ulësh kokën dhe të përpiqesh t'i kapërcesh të gjitha. Por kur gjithçka është e rëndësishme, punon më shpejt dhe me më pak kujdes, dhe përfundon duke bërë më shumë gabime. Para se të prekësh ndonjë detyrë, ndalo për një orë dhe bëj rend.

Mbyll telefonin, mbyll emailin dhe merr një fletë bosh. Kaq të duhet për të nisur.

Hapi i parë: zbrite gjithçka nga koka në letër

Shkruaj çdo gjë që mban mend: detyrat e mëdha, të voglat, premtimet që i ke dhënë dikujt me gojë, mendimet gjysmë të formuara. Mos i rendit dhe mos i bukuro. Mjafton që të dalin.

Ka një arsye psikologjike pse kjo të lehtëson. Mendja e mban çdo gjë të hapur si një proces që punon në prapavijë, dhe e lodh. Kur e shkruan, i thua trurit se nuk ka më nevojë ta ruajë ai. Shpesh qetësohesh edhe para se të kesh bërë ndonjë gjë.

Hapi i dytë: bëj tri pyetje për çdo rresht

Merr listën dhe për çdo detyrë pyet veten:

1. A është e imja? Ndoshta ka dikë tjetër që duhet ta bëjë, ose që ta ndajë me ty.
2. Çfarë ndodh nëse pret? Nëse përgjigjja është „asgjë deri të premten“, nuk ka pse të të rëndojë sot.
3. Kush e pret dhe kur? Një afat i vërtetë është ndryshe nga një ankesë që duket urgjente.

Pas tri pyetjeve, lista jote ndahet vetë në tri grupe: ato që duhen bërë sot, ato që mund të presin dhe ato që nuk janë të tuat. Në grupin e parë mos lër më shumë se tre gjëra. Nëse janë gjashtë, atëherë asnjëra nuk është e rëndësishme.

Hapi i tretë: mbaro një gjë, përpara se të ngresh kokën

Zgjidh gjënë e parë të grupit të sotëm dhe punoje deri në fund, pa kaluar te asgjë tjetër. Njoftimet i fik, telefonin e kthen me fytyrën poshtë dhe hap vetëm një skedë. Në fillim duket më ngadalë, por mbyllja e një detyre të plotë të jep atë që nuk ta jep asnjë listë: ndjesinë se diçka lëviz.

Një shembull nga një ditë e zakonshme

Imagjino se ke marrë pesë kërkesa në një mëngjes: një raport për të premten, një ofertë për një klient, një takim që e ka kërkuar dikush pa arsye të qartë, një email që pret përgjigje dhe një detyrë që dikush ta ka lënë pa e pyetur. Pa rend, të gjitha duken njësoj të ngutshme dhe fillon me atë që ka shkruar i fundit.

Me tri pyetjet, bëhet ndryshe. Raporti ka afat, por jo sot. Oferta e klientit ka afat të vërtetë dhe hyn në grupin e sotëm. Takimi mund të shtyhet. Emailit i përgjigjesh në një orë të caktuar të ditës. Detyra e lënë nga tjetri i kthehet atij me një pyetje të thjeshtë: „a e ke ti në plan apo duhet ta marr unë?“ Brenda njëzet minutash një ditë e kaotike bëhet një ditë me një radhë të qartë.

Bisedë me shefin: ndihmë, jo ankesë

Disa herë lista nuk pakësohet sepse nuk ka mënyrë ta bësh. Atëherë duhet ta thuash hapur. Shumë njerëz e shtyjnë këtë bisedë nga frika se do të duken të paaftë. Por një shef i arsyeshëm dëshiron të dijë, sepse vetëm ai mund të vendosë çfarë mund të pritet.

Provo ta formulosh si pyetje për prioritetet, jo si shfaqje lodhjeje:

Kam këto katër detyra për këtë javë dhe nuk arrij t'i bëj të gjitha me cilësi. Cilat dy janë më të rëndësishmet për këtë javë? A mund t'i kalojmë të tjerat në javën tjetër ose t'i ndajmë me dikë tjetër?

Fjalia është e qartë, nuk fajëson askënd dhe i jep shefit një vendim për të marrë. Ndryshe nga ankesa, kjo e kthen problemin në diçka që zgjidhet.

Mbroje vëmendjen para se ta shpenzojnë të tjerët

Pasi të kesh rregulluar listën, kujdesu që të mos shkatërrohet nesër. Ca zakone të vogla ndihmojnë:

• Cakto një bllok kohe çdo ditë, jo më pak se një orë, ku nuk përgjigjesh asnjë mesazhi.
• Kontrollo postën në orë të caktuara, jo sa herë dridhet telefoni.
• Thuaj „jo tani“ me një arsye të shkurtër, kur një kërkesë nuk është urgjente.
• Çdo mbrëmje shkruaj listën e së nesërmes, që të mos e mbash në mendje gjatë natës.

Kur nuk është më vetëm ngarkesë

Një ditë e keqe ose një javë me afate të ngushta kalon me pak rend dhe pak pushim. Por nëse për javë të tëra ndihesh bosh, indiferent ndaj punës që dikur të pëlqente, ose pushimi i fundjavës nuk të rikthen më, kjo nuk është më çështje organizimi. Mund të jetë lodhje e thellë. Në raste të tilla, një mjek ose një psikolog është ndihma e duhur. Është forcë ta kërkosh, jo dobësi.

Një libër që mund të të ndihmojë

Nëse të pëlqen ideja e zbrazjes së kokës në letër, mund të lexosh Getting Things Done nga David Allen, që e ka ndërtuar gjithë metodën mbi këtë. Nëse nuk ke kohë për libër të plotë, një përmbledhje në Sofia të jep idetë kryesore në pak minuta dhe mund ta fillosh me një listë sonte.

Fillo me një fletë bosh. Pjesa tjetër vjen hap pas hapi.